Persondatapolitik for Landsforeningen Ældre Sagen

  1. Ældre Sagens dataansvar
    Ældre Sagens persondatapolitik er gældende for samtlige personoplysninger, som du giver Landsforeningen Ældre Sagen (herefter kaldet Ældre Sagen), når du er medlem, frivillig, bidragsyder, kunde eller jobansøger og som vi indsamler om dig, når du benytter Ældre Sagens hjemmesider, app, tilstedeværelse på sociale medier som Facebook, Twitter, Instagram og andet. 

    Under aeldresagen.dk/persondatapolitik finder du den gældende version af Ældre Sagens Persondatapolitik. 

    Ældre Sagen behandler de fleste medlems-, frivillig-, kunde- og leverandøroplysninger i foreningens centrale systemer og løsninger. Benytter du dig af aktiviteter i en af Ældre Sagens 215 lokalafdelinger, vil dine oplysninger blive indsamlet og behandlet af Ældre Sagens frivillige efter instruktion fra Landsforeningen. Ældre Sagens frivillige har adgang til centrale løsninger, men arbejder som oftest hjemmefra og bruger private pc’ere og telefoner. Nogle frivillige foretrækker at skrive i hånden, og nogle lokalafdelinger har egne lokaler med eget udstyr.  
  2. Dataansvarlig
    2.1 Dataansvarlig for behandling af dine oplysninger er: 
    Landsforeningen Ældre Sagen
    Snorresgade 17 – 19, 
    2300 København S
    Tlf. 33 96 86 86
    Mail: aeldresagen@aeldresagen.dk
    CVR: 10 62 54 08

    2.2 Den overordnede retlige ramme for vores behandling af personoplysninger er EU's persondataforordning 2016/679 af 27. april 2016, samt databeskyttelsesloven L 502 Lov om supplerende bestemmelser til forordning om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger. 

    2.3 Alle spørgsmål vedrørende nærværende politik, behandlingen af dine personoplysninger, mistanke om manglende overholdelse skal rettes til Ældre Sagen, der er dataansvarlig. Send gerne en mail til: persondata@aeldresagen.dk
  3. Personoplysninger, som Ældre Sagen behandler

    3.1 Ældre Sagen behandler personoplysninger, der er indsamlet direkte fra dig afhængigt af om du er medlem, frivillig, deltager i Ældre Sagens aktiviteter og socialhumanitære tilbud, kunde, modtager af Ældre Sagens nyhedsbreve, bidragyder, deltager i en undersøgelse eller jobansøger. Fx:

    - Navn, adresse, postnummer, by, mobilnummer, fastnettelefon, mail-adresse og fødselsdato. Bankregistrerings- og kontonummer hvis der skal overføres for meget betalt kontingent, udbetales lotterigevinster, betales honorar eller refunderes udgifter til frivillige. 

    - Betalingsoplysninger ved køb i webshop, deltagelse i lotteri og deltagelse i betalingsaktiviteter.

    - Kontingentbetalinger og lotteribetalinger via Betalingsservice registreres med et aftalenummer, medlemsnummer og beløb. 

    - CPR-nr. hvis du skal have fradrag for bidrag til Ældre Sagen, hvis du skal være frivillig og arbejde med børn eller såfremt vi har en indberetningspligt. 

    - Oplysninger om, hvad du tilmelder dig, deltager i eller bestiller. Fx, hvis du tilmelder dig et arrangement, aktivitet, kursus, konference, deltager i Ældre Sagens lotteri, konkurrencer eller bestiller bøger

    - Svar på spørgsmål i forbindelse med Ældre Sagens undersøgelser. 

    3.2 Vi køber følgende almindelige personoplysninger med det formål at hverve medlemmer: Navn, adresse, postnummer, by, telefonnummer. 

    3.3 Vi registrerer herudover følgende almindelige personoplysninger om dig:
    - Medlemmer: Medlemsnummer, hvilken lokalafdeling af Ældre Sagen, hvor du har bopæl, indmeldelse- og udmeldelses dato, rykkerskrivelser. Indmeldelseskanal (fx via hjemmeside, folder, telefon o.a.) og udmeldelsesårsag, hvis du oplyser en. 

    - Frivillige: Hvilke frivilligroller, du har påtaget og hvornår. Eventuelt behandler vi, hvilke frivilligkompetencer du har oplyst i forbindelse med at du søger om at blive frivillig eller opstiller til Ældre Sagens Landsbestyrelse, portrætfotos til et Id-kort eller visning af billeder på lokalafdelingens hjemmeside.  

    - Deltagere i Ældre Sagens aktiviteter og socialhumanitære tilbud: Eventuelt behandler vi billeder, der skal illustrere en situation, hvor du deltager i en aktivitet hos Ældre Sagen .

    3.4 Vi behandler ”særlige kategorier” af personoplysninger, hvis du selv eller dine pårørende har oplyst dem i forbindelse med, at du benytter dig af Ældre Sagens social-humanitære tilbud og aktiviteter eller deltager i en af Ældre Sagens undersøgelser. 

    3.5 Vi behandler almindelige og særlige kategorier personoplysninger, som du eller din pårørende har sendt til os uopfordret og bedt os om at behandle. Det kan fx være i forbindelse med, at du ønsker at benytte Ældre Sagens medlemsrådgivning. 

    3.6 I nogle tilfælde indsamler vi personoplysninger om dig fra andre. Det kan fx være fra offentlige myndigheder i forbindelse med skatteoplysninger ved udbetaling af godtgørelser, indhentning af børneattester, hvis du som frivillig vil arbejde med børn. Fra CPR-registret modtager vi løbende en berigtigelse af medlemmers adresseoplysninger og medlemmer, der er afgået ved døden, så medlemskabet kan afmeldes. Ved rekruttering af medarbejdere indhentes der i nogle tilfælde personoplysninger fra tidligere arbejdsgivere i forbindelse med referencetagning.

    3.7 Ældre Sagen behandler ikke personoplysninger, som brugere selv lægger op på sociale medier, som fx kommentarer og opslag på Ældre Sagens profiler på Facebook, Twitter, Instagram, YouTube-kanal. Ældre Sagen tager ikke ansvar for oplysninger og indlæg, som andre publicerer og fraråder vores brugere at lægge personlige og fortrolige oplysninger ud i debatten på sociale medier. 
  4. Cookies 
    På vores hjemmeside gøres der brug af ”cookies” til at forbedre din brugeroplevelse af vores hjemmesider, til at indsamle webstatistik og til at styre login. Læs mere i vores cookiepolitik www.aeldresagen.dk/om-aeldresagen/aeldresagen/cookiepolitik
  5. Brug af segmentering
    Vi anvender segmentering til at vise dig relevant indhold i Ældre Sagens nyhedsbreve, hjemmesider, app samt relevante annoncer og opslag for Ældre Sagen.  Segmenteringen sker på baggrund af generelle oplysninger fra brugernes adfærd på nettet, data som Facebook og Google indsamler via profiler og cookies samt din specifikke adfærd, når du åbner Ældre Sagens nyhedsbreve og app eller logger på Ældre Sagens hjemmesider. Segmenteringen kan fx ske ud fra geodata, alder, køn og frivilligrolle.
  6. Formål med behandlingen af personoplysninger 
    Dine personoplysninger anvendes til forskellige formål afhængig af om du er medlem, frivillig, deltager i aktiviteter, bidragyder, kunde, deltager i en undersøgelse, blot er bruger af vores hjemmesider og digitale medier eller jobansøger. 
     
    6.1 Er du medlem af Ældre Sagen, anvender vi dine personoplysninger til:
    - Administration af dit medlemskab fx kontingentbetaling, udsendelse af medlemsblade og nyhedsmails 
    - Administration af din deltagelse i vores aktiviteter, herunder identifikation
    - At give dig adgang til medlemstilbud fx deltagelse i lotteri og brug af Ældre Sagens app
    - Opfyldelse af lovkrav, fx når vi søger tilskud fra offentlige myndigheder, der kræver dokumentation for medlemslister og deltagelse i aktiviteter
    - At kontakte dig og høre om du vil bidrage til undersøgelser i regi af Ældre Sagen

    6.2 Er du frivillig hos Ældre Sagen, anvender vi dine personoplysninger til:
    - Administration af din aftale og relation om at være frivillig, udsendelse af bladet AKTIV samt information og nyhedsmails inden for dit frivilligområde, deltagelse i kurser og arrangementer for frivillige, brug af frivilligredskaber m.m. 
    - Udbetaling af godtgørelser, refusioner og lignende
    - Visning af kontaktpersonsoplysninger fx navn, mail, telefon, billede af dig
    - Visning af billeder, hvor du deltager i en aktivitet, der kan illustrere Ældre Sagens aktiviteter
    - Opfyldelse af lovkrav, fx når vi søger tilskud fra offentlige myndigheder, der kræver dokumentation for medlemslister og deltagelse i aktiviteter
    - At kontakte dig og høre om du vil bidrage til undersøgelser i regi af Ældre Sagen.

    6.3 Deltager du i vores aktiviteter, anvender vi dine personoplysninger til:
    - administration af tilmelding, betaling, deltagelse og opfølgning på foreningens aktiviteter 
    - udtrækning af vindere i forbindelse med deltagelse i vores konkurrencer
    - eventuel visning af billeder, der kan illustrere Ældre Sagens aktiviteter.

    6.4 Er du bruger af Ældre Sagens socialhumanitære aktiviteter eller hjælp i hjemmet, anvender vi dine personoplysninger til at:
    - administrere dine kontaktoplysninger
    - servicere dig og kunne matche dig med en frivillig
    - kontakte dig som pårørende, hvis det bliver aktuelt.

    6.5 Er du bruger af Ældre Sagens medlemsrådgivning, anvender vi dine personoplysninger til at sagsbehandle din henvendelse.

    6.6 Er du bidragyder eller kunde, anvender vi dine personoplysninger til at:
    - administrere dine indbetalinger og sende dig relevant information om dine bidrags anvendelse
    - administrere dine bestillinger og betalinger.


    6.7 Hvis du bliver kontaktet med henblik på at blive medlem eller genindtræde som medlem, anvender vi dine personoplysninger til at:
    - tilbyde dig medlemskab af Ældre Sagen 
    - genoptage dit medlemskab, hvis medlemskabet er stoppet inden for det seneste år.
    - Registrere, hvis du ikke ønsker at blive kontaktet om medlemskab.

    6.8 Er du alene bruger af vores hjemmesider, app, nyhedsbreve eller deltager på sociale medier, anvender vi dine personoplysninger til at 
    - udarbejde statistik om din færden på vores hjemmeside
    - optimere vores hjemmesides indretning
    - målrette vores kommunikation
    - administrere din modtagelse af nyhedsbreve og tilpasse indholdet til dine præferencer

    6.9 Er du jobansøger, anvender vi dine personoplysninger til at:
    - administrere og behandle din ansøgning via vores rekrutteringsfirmaer 
    - foretage en kvalificeret bedømmelse af dig
    - tage referencer, hvis nødvendigt.
  7. Hvorfor har vi lov til at behandle dine personoplysninger

    7.1 Aftale: Jf. persondataforordningens artikel 6, stk. 1 (b) har vi indgået en aftale eller er ved at indgå en aftale om fx medlemskab, frivillighverv, køb af varer, bidrag, deltagelse i aktiviteter, ansættelse, hvor behandlingen af dine personoplysninger er nødvendige for at opfylde formålet med aftalen.
     
    7.2 Samtykke: Samtykke til at behandle personoplysninger til et specifikt aftalt formål enten almindelige oplysninger jf. persondataforordningens artikel 6, stk. 1 (a) eller følsomme personoplysninger jf. artikel 9, stk. 2 (a). Det kan fx være et samtykke til at sende dig et nyhedsbrev, anvende billedoptagelser, registrere dig som pårørende til en bruger af vores Telefonstjerner, behandle dine personoplysninger fordi du ønsker at benytte vores lokale socialhumanitære tilbud og lignende, eller hvis du beder os om at behandle dine personoplysninger i forbindelse med en rådgivning. Det er altid frivilligt om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage, så dine oplysninger ikke kan bruges fremadrettet.

    7.3 Legitime interesser: Vi behandler dine almindelige personoplysninger, fordi vi mener at det er nødvendigt for at opfylde en legitim interesse jf. persondataforordningens artikel 6, stk. 1 (f). Vi har fx en legitim interesse i at: 

    - overvåge brugen af vores medier, herunder login, så vi kan håndtere driftsforstyrrelser, misbrug, afvigelser og andet, der kan være til gene for både os og vores brugere.

    - kende til dine præferencer og udarbejde statistikker på baggrund af personoplysninger, så vi kan forbedre vores produkter og markedsføre Ældre Sagen bedst muligt.

    - udsende nyhedsbrevet Indsigt til beslutningstagere i Danmark og Ældre Sagens netværk og oplyse om analyser, fakta og forhold for ældre og ældreområdet.

    - kontakte dig med henblik på at tilbyde et medlemskab af Ældre Sagen, som almennyttig forening. Vi overholder naturligvis markedsføringslovens regler. 

    - vise billeder, der illustrerer Ældre Sagens aktiviteter.

    - videregive dine almindelige personoplysninger i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med aktiviteter fx for at orientere et kursussted eller en rejsearrangør om, hvem der deltager i en aktivitet.

    - bevare oplysninger med historisk værdi til statistik, arkiv og lignende, så vi kan videregive Ældre Sagens historie til kommende medlemmer og bidrage til samfundets interesse i indsigt i ældres forhold og aktiviteter i en af Danmarks største og eneste foreninger for ældre.

    7.4 I visse tilfælde har vi en retslig forpligtelse til at behandle personoplysninger om dig, jf. persondataforordningens artikel 6, stk. 1 (c). Fx skal vi dokumentere transaktionsspor jf. bogføringsloven og gemme regnskabsmateriale i fem år fra afslutningen af det regnskabsår, som regnskabsmaterialet vedrører samt indberetninger til SKAT med angivelse af CPR-nr., jf. skattekontrolloven, så du kan få fradrag for dit bidrag til os. 

    7.5 I helt særlige tilfælde behandler vi personoplysninger i henhold til persondataforordningens artikel 9, stk. 2 (c), hvis vi i forbindelse med en rådgivning vurderer, at behandlingen er nødvendig for at beskytte den registreredes eller en anden fysisk persons vitale interesser i tilfælde, hvor den registrerede fysisk eller juridisk ikke er i stand til at afgive samtykke. Det kan fx dreje sig om behandling af helbredsoplysninger i forbindelse med et demensforløb, hvor en pårørende har kontaktet os. I den forbindelse kan det også være nødvendigt at behandle personnummer. i henhold til Databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 2 eller 3.

    7.6 Vi har som velgørende organisation, jf. ligningslovens § 8 (a), lov til at henvende os til personer med det formål at indgå aftale om medlemskab af vores organisation, jf. indsamlingsloven § 1, stk. 2, § 8 og § 11, stk. 3. 

    7.7 Vi indsamler oplysninger om brugere af vores hjemmesider. Læs mere i vores cookiepolitik på https://www.aeldresagen.dk/om-aeldresagen/aeldresagen/cookiepolitik 
  8. Videregivelse af dine personoplysninger 

    8.1 Vi videregiver kun dine oplysninger i det omfang, vi er forpligtede hertil fx som følge af krav om indrapportering til offentlige myndigheder som SKAT. 

    8.2 Kontakter du Ældre Sagens rådgivning, kan vi efter forudgående samtykke dele dine oplysninger med myndigheder og tredjemand, der er nødvendige for sagens behandling.

    8.3 Hvis du hverver medlemmer til Ældre Sagen, videregiver vi dit navn til de personer, som du har oplyst, er interesseret i at blive medlem af Ældre Sagen.
  9. Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

    9.1 Personoplysninger opbevares sikkert og fortroligt efter gældende regler/anvisninger, så kun personer med et sagligt formål har adgang til oplysningerne. 

    9.2 Er du medlem eller bidragyder hos os eller frivillig, der har modtaget refusion eller godtgørelse, vil vi opbevare dine betalingsoplysninger i den tid, du er tilknyttet vores organisation, og op til 5 år efter indeværende år fra din sidste transaktion i henhold til bogføringsloven. 

    9.3 Er du medlem, opbevarer vi dine personoplysninger i op til 1 år efter indeværende kalenderår efter din udmeldelse. Herefter anonymiseres dine oplysninger, så det ikke er muligt at identificere dig ud fra disse. 

    9.4 Er du frivillig, opbevarer vi dine personoplysninger op til 1 år efter indeværende kalenderår efter dit seneste frivillighverv er ophørt. Herefter anonymiseres dine oplysninger, så det ikke er muligt at identificere dig ud fra disse.  

    9.5 Deltager du i betalingsaktiviteter, konkurrencer, er kunde eller har modtaget honorar, opbevarer vi dine betalingsoplysninger i op til 5 år efter indeværende år for transaktionen i henhold til bogføringsloven. 

    9.6 Er du bruger af vores hjemmeside og har indtastet oplysninger i en formular, sletter vi oplysningerne senest efter 6 måneder medmindre, oplysningerne er anvendt til registrering af medlemskab, frivillighverv eller lignende, hvor der er indgået en aftale eller afgivet et samtykke.

    9.7 Deltager du i vores lokale aktiviteter eller bruger af vores lokale socialhumanitære aktiviteter eller lignende opbevarer vi dine kontaktoplysninger i op til 1 år efter indeværende kalenderår efter aktivitetens afslutning.

    9.8 Har Ældre Sagens medlemsrådgivning behandlet dine personoplysninger, sletter vi dem senest et år efter, at sagen er afsluttet.

    9.9 Hvis du har frabedt dig at modtage markedsføringsmateriale eller blive kontaktet af Ældre Sagen, gemmer vi dine kontaktoplysninger på ubestemt tid, så vi kan tage hensyn til dit ønske. Hvis du har kontaktet os med henblik på at få opfyldt en af dine rettigheder i henhold til persondataforordningen, gemmer vi din henvendelse i løbende kalenderår og et år, så vi kan se, hvornår og hvad vi sidst har svaret dig.

    9.10 Bruger vi billeder af dig, behandler vi billederne op til 5 år efter, at de er taget, medmindre vi har samtykke til at anvende dem i længere tid, eller billederne stadig er aktuelle. Fx hvis det drejer sig om en frivillig, der fortsat er medlem af foreningens landsbestyrelse eller lokalbestyrelse.

    9.11 Har du tilmeldt dig et kursus eller konference, der afholdes af Ældre Sagens sekretariat opbevarer vi dine oplysninger op til 22 måneder efter aktivitetens afslutning. 

    9.12 Er du modtager af Ældre Sagens nyhedsbrev Indsigt opbevarer vi dine personoplysninger, så længe, at du hører til kredsen af politiske beslutningstagere og Ældre Sagens netværk. 

    9.13 Er du jobansøger hos os, vil vi opbevare dine personoplysninger i op til 6 måneder fra din seneste ansøgningsdato. Hvis du har været ansat hos Ældre Sagen, opbevarer vi dine personoplysninger i op til fem år plus indeværende år fra ophør af ansættelse. Hvis du er ansat hos Ældre Sagen, henviser vi til Ældre Sagens interne persondatapolitik.
  10. Dine rettigheder

    Jf. persondataforordningen har du som registreret en række rettigheder; hvad angår behandlingen af dine egne personoplysninger. Der kan være betingelser eller begrænsninger knyttet til at gøre brug af rettighederne, der afhænger af de aktuelle omstændigheder. 

    10.1 Indsigt. Du har ret til at få indsigt i de personoplysninger, som vi behandler om dig. Ved at kontakte os (se pkt. 2.1), kan du anmode om indsigt i de personoplysninger, som vi har registreret om dig, herunder de formål, som oplysningerne er indsamlet til. Vi vil efterkomme din indsigtsanmodning så hurtigt som muligt. Personoplysninger, der er indsamlet af foreningens lokalafdelinger, kan det i nogle tilfælde tage noget længere tid at få indsigt i, da vores frivillige oftest anvender private pc’er, tablets m.m. Det skal understreges, at Ældre Sagen instruerer vores frivillige i at slette personoplysninger, når de er færdigbehandlede, og når vores frivillige stopper. 

    10.2 Berigtigelse og sletning. Du har ret til at anmode om korrektion, supplerende behandling, sletning eller blokering af de personoplysninger, vi behandler om dig. Vi vil efterkomme din anmodning så hurtigt som muligt, i det omfang det er nødvendigt. Hvis vi ikke kan imødekomme din anmodning, kontakter vi dig. Personoplysninger, der er indsamlet af foreningens lokalafdelinger, kan det i nogle tilfælde tage noget længere tid at få berigtiget eller slettet, da vores frivillige oftest anvender private pc’er, tablets m.m. Det skal understreges, at Ældre Sagen instruerer vores frivillige i at slette personoplysninger, når de er færdigbehandlede og når vores frivillige stopper. 

    10.3 Begrænsning af behandling. Du har under særlige omstændigheder ret til at få begrænset behandlingen af dine personlige oplysninger. Kontakt os venligst, hvis du ønsker en begrænsning af behandlingen af dine personoplysninger. 

    10.4 Dataportabilitet. Du har ret til at modtage dine personoplysninger (kun oplysninger vedrørende dig selv, som du selv har givet os) i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format (dataportabilitet). Kontakt os venligst, hvis du vil udnytte muligheden for dataportabilitet. 

    10.5 Indsigelsesret. Du har ret til at bede os om ikke at behandle dine personlige oplysninger i de tilfælde, hvor behandlingen er baseret på artikel 6, stk. 1 (e) (opgave i samfundets interesse eller offentlig myndighedsudøvelse) eller artikel 6, stk. 1 (f) (legitim interesse). Det fremgår af denne politik i hvilket omfang, vi behandler dine oplysninger til sådanne formål. Du kan til enhver tid udøve retten til indsigelse ved at kontakte os. 

    10.6 Tilbagekaldelse af samtykke. Hvis behandlingen af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Din tilbagetrækning påvirker ikke lovligheden af den behandling, der er gennemført, før du trak dit samtykke tilbage. Kontakt os venligst, hvis du ønsker at tilbagekalde dit samtykke.  
  11. Eventuelle konsekvenser ved ikke at afgive personoplysninger 
    I nogle tilfælde bliver du bedt om at komme med en række personoplysninger, som følge af at oplysningerne er nødvendige for at kunne administrere et forhold eller efterleve et krav i en lov eller udfylde en kontrakt. 

    Hvis du ikke vil afgive de efterspurgte personoplysninger, kan det have den konsekvens, at vi ikke kan levere de tjenester, du efterspørger, gennemføre dine ordrer, oprette dig som bidragyder, indberette dine bidrag til SKAT etc. Nødvendige oplysninger i henhold til formålet for behandlingen, vil være markeret med * på de formularer, hvor vi indsamler dine personoplysninger. 
  12. Sikkerhed 
    I Ældre Sagen er behandling af personoplysninger underlagt vores Informationssikkerhedspolitik. Politikken omhandler bl.a. regler for gennemførelse af risikovurdering og konsekvensanalyse af eksisterende, nye eller ændrede behandlingsaktiviteter. Vi har implementeret interne regler og procedurer for opretholdelse af passende sikkerhed fra det tidspunkt, hvor vi indsamler personoplysninger frem til sletning, ligesom vi alene overlader vores behandling af personoplysninger til databehandlere, der opretholder et tilsvarende passende sikkerhedsniveau. 
  13. Klage til tilsynsmyndighed 
    Er du utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger, kan du klage til: 
    Datatilsynet, Borgergade 28, 5. sal, 1300 København K., telefon 3319 32 00, Mail: dt@datatilsynet.dk 
  14. Opdatering af denne politik 
    Ældre Sagen er forpligtet til at overholde de grundlæggende principper om beskyttelse af personoplysninger og databeskyttelse. Vi gennemgår derfor regelmæssigt denne politik for at holde den opdateret og i overensstemmelse med gældende principper og lovgivning. Denne politik kan ændres uden varsel. Væsentlige ændringer af politikken vil blive offentliggjort på vores hjemmeside sammen med en opdateret version af politikken. 

    Ændringer til nærværende politik vil blive offentliggjort på aeldresagen.dk/persondatapolitik

    Persondatapolitikken er senest opdateret oktober 2019.
     

Sidst opdateret 30.10.2019