Anbefalinger til samarbejdsaftaler
I Ældre Sagen samarbejder vi med mange forskellige organisationer, både offentlige, frivillige og private. Det er ikke muligt at lave en samarbejdsaftale, der kan rumme alle. Derfor har vi lavet nedenstående manual til, hvad en samarbejdsaftale bør rumme.
Manualen er tænkt som en række forslag og overvejelser, man bør gøre sig inden, man kaster sig ud i et eventuelt samarbejde.
Vi har opdelt manualen i tre dele:
- "Før I går i gang" handler om forventningsafstemning og indeholder elementer, man bør have på plads før man starter et samarbejde.
- "Kontrakten" indeholder en række områder, der bør indgå i en samarbejdsaftale.
- "Tjeklisten" skal sikre, at alle forbehold og aftaler er tænkt ind i samarbejdsaftalen.
Husk, at vi ikke indgår juridiske aftaler, men udelukkende etiske aftaler. Aftalen er med til at fastholde det grundlag, som vi arbejder sammen på, men ikke til at gå i Byretten med.
Før I går i gang - hvad skal man tænke over?
Det er vigtigt, at der i samarbejdet er forståelse for hinandens forhold og rammer. At der er åbenhed omkring aktiviteten (ingen skjulte aftaler mm.), at alle har mulighed for at vide, hvilke aftaler der er indgået.
Man skal i det hele taget gøre sig umage for, at samarbejdet sker i en ånd, hvor respekt og ærlighed er til stede som et nøglebegreb. Ældre Sagen har udgivet bogen "Frivillige skaber livskvalitet" om samarbejdet mellem kommuner og frivillige. Bogen vil være en god gave til den kommende samarbejdspartner. Der er både fælles øvelser og en gennemgang af grundlaget for samarbejde mellem kommuner og frivillige.
Bestil bogen "Frivillige skaber livskvalitet" i Frivilligshoppen
Før samarbejdsaftalen laves, skal der laves en forventningsafstemning. I den forbindelse er det en god idé enten at fremsende eller fortælle om Ældre Sagens rammer og frivilligpolitik. De fleste fagpersoner, som vi skal arbejde sammen med, bliver mere rolige, når de ved, hvad vi vil gøre og ikke gøre inden for deres arbejdsområde.
Forventningsafstemningen bør mindst adressere følgende spørgsmål:
- Hvad er formålet med samarbejdet?
- Hvem deltager i samarbejdet (evt. plejehjem, familie, læge osv.)?
- Hvilke opgaver forventer vi, at den anden/de andre (evt. plejehjemmet) tager på sig? Skal der følges op med evaluering eller løbende møder?
- Hvilke opgaver vil vi tage på os? Her kan det være givtigt at se på Frivilligaftalen og grundbogen for frivillige i den sociale indsats, hvor rammerne står beskrevet. Ligeledes kan man se afsnittet om socialt arbejde i ”Håndbog for bestyrelser og frivilligledere”.
- Hvad forventer vi, at den eller de andre parter stiller til rådighed (fx hvor må vi lægge vores tøj, er kaffen gratis, kan man spise med, er der duocykler osv.)?
- Hvem har ansvaret for aktiviteten og hvem bestemmer over de frivillige? For at Ældre Sagens forsikring skal gælde, skal vi have ledelsesretten over de frivillige dvs. at det er aktivitetslederen ”der leder og fordeler indsatsen” for Ældre Sagens frivillige.
- Hvem betaler for hvad? (evt. kørsel, lokaler mm.)
- Hvordan synligøres samarbejdet, så alle parter er synlige?
Det organisatoriske grundlag:
- Frivillige ledes altid af frivillige - det vil sige at al kontakt mellem det offentlige og de frivillige foregår gennem en aktivitetsleder i Ældre Sagen. Man kan selvfølgelig godt snakke sammen, men hvis det er noget principielt, så skal det over aktivitetslederen.
- Ældre Sagen mener, at det frivillige arbejde organiseres bedst, når det er de frivillige selv, der styrer indholdet og omfanget af den frivillige indsats.
- Mange kommuner har en frivilligpolitik, der selvfølgelig også skal respekteres, i det omfang den ikke kolliderer med Ældre Sagens frivilligpolitik og vores rammer for frivilligindsatsen på det sociale område.
Kontrakten - hvad skal aftalen indeholde?
En samarbejdsaftale er lavet til at tage op af skuffen, hvis man bliver i tvivl om, hvad man har aftalt, og om samarbejdet kan fortsætte på de præmisser, man har startet samarbejdet på.
Husk, at det ikke er en juridisk aftale, I indgår. Det er en etisk aftale. Derfor skal der ikke stå noget om ydelser og lignende. Hvis det ender med en juridisk aftale skal den sendes ind til Ældre Sagens jurister til godkendelse, da en sådan aftale kan forpligte foreningen.
Samarbejdsaftalen skal mindst indeholde:
- Hvad er formålet med samarbejdet/hvad skal vi lave?
- Hvordan skal samarbejdet fungere rent organisatorisk- dvs. hvem henvender man sig til, hvis der er et problem, hvem kan man indgå aftaler med (omkring tidspunkter, kaffe, mad osv.) Hvem har ansvar for hvad? Skal der være nogle fælles faste møder mellem samarbejdspartnerne?
- Hvordan sørger de to parter for at informere hinanden omkring evt. ændringer i rammer eller regler i forbindelse med aktiviteten.
- Hvad kan de frivillige forvente? Fx på et plejehjem eller lign.: Hvor kan jeg lægge mit tøj, må jeg gerne tage kaffe og kage, mad mv., er det i orden, at jeg har min hund med, skal den frivillige have synlig legitimation og hvad der ellers er vigtigt på stedet.
- Hvad kan samarbejdspartneren forvente? Fx ved vi, at der skal skiftes vand i akvariet fem dage om ugen, hvor vi går tur, eller hvor vi skubber kørestole osv.
- Hvis der er udgifter i aktiviteten, hvem betaler dem?
- Der kan være lokale forhold, der også skal beskrives.
- Hvem indgås samarbejdsaftalen imellem.
Tjekliste
Man kan krydse af i en tjekliste og få et overblik over processen og samtidig sikre, at alle forhold og aftaler er tænkt ind i samarbejdsaftalen.