Offentlig sagsbehandling

Sidst redigeret den 15.01.2025

Når offentlige myndigheder behandler sager, fx ansøgninger om hjemmehjælp eller en byggetilladelse, gælder der særlige regler for, hvordan sagerne skal behandles.

Reglerne skal medvirke til at sikre, at myndighederne træffer korrekte afgørelser, og at offentligt personale opfører sig på en måde, så borgerne grundlæggende kan have tillid til myndighederne.

Myndighederne skal desuden overholde dels principper for god forvaltningsskik som fx at skrive til borgerne i et høfligt og forståeligt sprog og dels almene forvaltningsretlige principper, fx forbuddet mod varetagelse af private hensyn i sagsbehandlingen og princippet om, at ens sager skal behandles ens.

Manglende overholdelse af sagsbehandlingsreglerne kan betyde, at trufne afgørelser er ugyldige og derfor skal behandles igen.

Offentlige myndigheder har pligt til at hjælpe borgerne med at finde rundt i love og regler. Det betyder, at en enhver offentlig myndighed skal vejlede alle, der henvender sig til dem om de spørgsmål, de har med at gøre. 

På det sociale område har de kommunale myndigheder en særlig pligt til at yde en helhedsorienteret vejledning og rådgivning. Da det kan være svært for borgerne at overskue den sociale lovgivning, er de sociale myndigheder forpligtet til - af sig selv - at tage stilling til, om en borger kunne være berettiget til anden eller mere hjælp end den, der er søgt om. Sagerne skal således behandles i forhold til borgernes samlede sociale situation. 

Man har som udgangspunkt ret til at lade sig repræsentere af andre over for offentlige myndigheder, fx ved fuldmagt. Og man har ret til at tage en bisidder med til møder med det offentlige. I flere af Ældre Sagens lokalafdelinger yder frivillige en indsats som bisiddere.

Offentlige myndigheder har notatpligt under sagsbehandlingen, dvs. pligt til at skrive oplysninger om en sags faktiske grundlag eller eksterne faglige vurderinger ned, hvis de er af betydning for sagens afgørelse. Man kan søge aktindsigt i offentlige myndigheders oplysninger. Det kan fx være referater af møder, breve, notater, udskrift af journaler mm. Offentligheden, fx borgere og pressen, har som hovedregel ret til indsigt i sager i det offentlige. Der er dog undtagelser, fx interne dokumenter.

Man har altid ret til at se sin egen sag, dvs. hvilke oplysninger, myndigheden har om en.

Og ud over indsigt i egne sager har man ret til at få indsigt i de oplysninger, som vedrører en selv i andres sager, fx i en ægtefælles sag. 

Man skal søge om aktindsigt hos den myndighed, som behandler eller har behandlet sagen, og ansøgninger om aktindsigt skal som udgangspunkt færdigbehandles inden 7 arbejdsdage efter modtagelsen af anmodningen. Ved overskridelse af fristen skal myndigheden oplyse om grunden til overskridelse af fristen og om, hvornår ansøgningen kan forventes færdigbehandlet. 

En myndighed har i visse tilfælde pligt til at forelægge en sags væsentlige oplysninger for borgeren og bede om kommentarer, inden myndigheden træffer sin afgørelse (partshøring). Det gælder, hvis det er en ugunstig afgørelse, fx et krav om tilbagebetaling af boligstøtte eller afslag på ansøgning om hjemmehjælp, og man ikke kender oplysningerne eller deres betydning for sagen. Man skal have mulighed for at give sin mening om sagen til kende, inden afgørelsen bliver truffet.

Hvis man ikke fuldt ud får det, man har søgt om, har man krav på at få en skriftlig afgørelse med en begrundelse og klagevejledning, når man beder om det. Nogle afgørelser skal dog altid meddeles skriftligt, fx afgørelser fra Ankestyrelsen.

En begrundelse for et helt eller delvist afslag på en ansøgning skal som minimum indeholde en henvisning til de regler i loven, som afgørelsen er truffet ud fra. Man kan således ikke få afslag på en ansøgning om fx hjemmehjælp alene med henvisning til kommunens kvalitetsstandarder. 

Hvis der er tale om en skønsmæssig afgørelse, fx om et hjælpemiddel i væsentlig grad kan lette den daglige tilværelse i hjemmet, skal begrundelsen også angive de hovedhensyn, der har været bestemmende for kommunens afgørelse. Man skal ud fra begrundelsen kunne forstå, hvorfor man ikke har fået det, man har søgt om og kunne tage stilling til, om der er grund til at klage over afgørelsen.

En klagevejledning skal indeholde oplysninger om klageinstans og om fremgangsmåden ved indgivelse af klage, herunder om eventuel tidsfrist. Hvis der er lovbestemte tidsfrister for indbringelse af en sag for domstolene, skal dette også fremgå af klagevejledningen.

Når det drejer sig om behandling af sociale sager, fx sager om fleksjob, boligstøtte, hjælpemidler, pensionstillæg eller hjemmepleje er der grænser for, hvor lang tid, det må tage myndighederne at behandle sagerne.

En social sag skal behandles hurtigst muligt, og kommunalbestyrelsen skal fastsætte og offentliggøre tidsfrister for sagsbehandlingen af forskellige typer af sager. Hvis disse tidsfrister ikke kan overholdes i en konkret sag, skal man have skriftlig besked om, hvornår man kan forvente en afgørelse.

Hvis en person ikke har de fornødne evner til at handle på egne vegne, skal vedkommende alligevel inddrages i sin egen sag i videst muligt omfang. Hvis personen ikke har andre til at hjælpe med at varetage sine interesser, har kommunen pligt til at vurdere, om der er behov for at bede Familieretshuset om at beskikke en værge.

Myndighederne skal overholde officialprincippet, når de behandler sager. Det betyder, at det er myndighedernes ansvar at sørge for, at der er tilstrækkelige oplysninger i sagerne som grundlag for at kunne træffe forsvarlige og lovlige afgørelser. Det er ikke borgerne selv, der skal sørge for sagsoplysning. 

Nogle oplysninger har myndighederne i forvejen, andre oplysninger kræver borgernes medvirken. Man kan selv give oplysninger til myndighederne, og man kan give samtykke til indhentelse af oplysninger, som myndigheder ikke må hente uden ens samtykke. 

Man har desuden pligt til at oplyse myndighederne om ændringer, der kan have betydning for retten til sociale ydelser. Det kan fx være oplysninger om, at man er flyttet sammen med en anden, eller at de økonomiske forhold er væsentligt ændrede siden ansøgningen. Den sociale myndighed, der behandler sagen, har pligt til at orientere om konsekvenserne, hvis man nægter at medvirke eller nægter at give samtykke til indhentelse af fortrolige og private oplysninger.