Offentlig sagsbehandling

Sidst redigeret den 26.03.2020

Som følge af Coronavirus/COVID-19 i Danmark er der indført midlertidig lovgivning og tiltag. Det betyder, at der er følgende ændringer til dette afsnit: Hvis det er nødvendigt af hensyn til at prioritere opgaverne i forhold til håndtering af COVID-19, kan en myndighed beslutte midlertidigt (højst frem til 1. juli 2020) at fravige nogle nærmere bestemte forpligtelser over for borgerne i forhold til vejledning og sagsbehandling på det sociale område.

Beslutningen om tilsidesættelse af de rettigheder, som normalt gælder, kan kun træffes i disse situationer:

1. fravigelse af de normale regler er nødvendig for at mindske udbredelsen af COVID-19
2. fravigelse af de normale regler er påkrævet for at mindske udbredelsen af COVID-19, og fravigelsen må anses for at være af mere underordnet betydning
3. det er umuligt eller uforholdsmæssigt vanskeligt at overholde de normale regler som følge af foranstaltninger, som har været nødvendige for at mindske udbredelsen af COVID-19.

Kommunalbestyrelsen vil kunne træffe en generel beslutning om indskrænkning af den faktisk adgang til rådgivning, f.eks. ved kun at rådgive telefonisk eller ved at indskrænke åbningstiden.

De sociale myndigheder vil kunne træffe en konkret afgørelse om helt eller delvist at undlade at behandle en sag, eller ændre måden sagen bliver behandlet på. Visse sager skal dog altid behandles. Det gælder indgribende børnesager og sager om botilbud, herunder indflytning i plejebolig uden samtykke.

De sociale myndigheder vil kunne træffe afgørelse om, at almindelige sagsbehandlingsregler ikke skal anvendes. Det betyder, at det efter en konkret vurdering f.eks. vil være muligt at fravige krav til helhedsvurdering, begrundelse, partshøring, tidsfrister og gennemførelse af samtaler, bortset fra regler om klageadgang.

Visse sager er dog generelt undtaget fra muligheden for at fravige de almindelige sagsbehandlingsregler. Det gælder indgribende børnesager.

Hvis man berøres individuelt af afgørelser om ikke at behandle en sag eller om at fravige de sagsbehandlingsregler, som normalt gælder, skal man informeres direkte om afgørelsen, om baggrunden for denne, om afgørelsens eller beslutningens tidsmæssige udstrækning og om hvor man kan henvende sig, hvis behovet for hjælp ændrer sig.

De sociale myndigheders afgørelser om at undlade at behandle en sag eller fravige sagsbehandlingsregler skal træffes efter en konkret og individuel vurdering i forhold til den enkelte borger. Og der kan ikke træffes afgørelse, hvis det vil medføre en sikkerheds- eller sundhedsmæssig risiko for den enkelte borger, eller hvis det vil medføre begrænsninger i akut eller absolut nødvendig hjælp.

Afgørelser og beslutninger, som træffes efter de ovenstående midlertidige regler, kan ikke påklages. Muligheden for at anvende disse midlertidige regler gælder højest indtil den 1. juli 2020.

Når offentlige myndigheder behandler sager, f.eks. ansøgninger om hjemmehjælp eller en byggetilladelse, gælder der særlige regler for, hvordan sagerne skal behandles.

Reglerne skal medvirke til at sikre, at myndighederne træffer korrekte afgørelser, og at offentligt personale opfører sig på en måde, så borgerne grundlæggende kan have tillid til myndighederne.

Myndighederne skal desuden overholde dels principper for god forvaltningsskik som f.eks. at skrive til borgerne i et høfligt og forståeligt sprog og dels almene forvaltningsretlige principper, f.eks. forbuddet mod varetagelse af private hensyn i sagsbehandlingen og princippet om, at lige sager skal behandles lige.

Manglende overholdelse af sagsbehandlingsreglerne kan betyde, at trufne afgørelser ikke er lovlige og derfor skal behandles igen.

Offentlige myndigheder har pligt til at hjælpe borgerne med at finde rundt i love og regler. Det betyder, at en enhver offentlig myndighed skal vejlede alle, der henvender sig til dem om de spørgsmål, de har med at gøre. 

På det sociale område har de kommunale myndigheder en særlig pligt til at yde en helhedsorienteret vejledning og rådgivning. Da det kan være svært for borgerne at overskue den sociale lovgivning, er de sociale myndigheder forpligtet til - af sig selv - at tage stilling til, om en borger kunne være berettiget til anden eller mere hjælp end den, der er søgt om. Sagerne skal således behandles i forhold til borgernes samlede sociale situation. 

Man har som udgangspunkt ret til at lade sig repræsentere af andre over for offentlige myndigheder, f.eks. ved fuldmagt. Og man har ret til at tage en bisidder med til møder med det offentlige. I flere af Ældre Sagens lokalafdelinger yder frivillige en indsats som bisiddere.

Offentlige myndigheder har notatpligt under sagsbehandlingen, dvs. pligt til at skrive oplysninger om en sags faktiske grundlag eller eksterne faglige vurderinger ned, hvis de er af betydning for sagens afgørelse. Og man har ret til at se sin egen sag (aktindsigt), dvs. hvilke oplysninger, myndigheden har om en. Det kan f.eks. være referater af møder, breve, notater, udskrift af journaler mm. 

Man skal søge om aktindsigt hos den myndighed, som behandler eller har behandlet sagen, og ansøgninger om aktindsigt skal som udgangspunkt færdigbehandles inden 7 arbejdsdage efter modtagelsen af anmodningen. Ved overskridelse af fristen skal myndigheden oplyse om grunden til overskridelse af fristen og om, hvornår ansøgningen kan forventes færdigbehandlet. 

Ud over indsigt i egne sager har man ret til at få indsigt i de oplysninger, som vedrører en selv i andres sager, f.eks. i en ægtefælles sag.

En myndighed har i visse tilfælde pligt til at forelægge en sags væsentlige oplysninger for borgeren og bede om kommentarer, inden myndigheden træffer sin afgørelse (partshøring). Det gælder, hvis det er en ugunstig afgørelse, f.eks. et krav om tilbagebetaling af boligstøtte eller afslag på ansøgning om hjemmehjælp, og man ikke kender oplysningerne eller deres betydning for sagen. Man skal have mulighed for at give sin mening om sagen til kende, inden afgørelsen bliver truffet.

Hvis man ikke fuldt ud får det, man har søgt om, har man krav på at få en skriftlig afgørelse med en begrundelse og klagevejledning, når man beder om det. Nogle afgørelser skal dog altid meddeles skriftligt, f.eks. tildeling af hjemmehjælp.

En begrundelse for et helt eller delvist afslag på en ansøgning skal som minimum indeholde en henvisning til de regler i loven, som afgørelsen er truffet ud fra. Man kan således ikke få afslag på en ansøgning om f.eks. hjemmehjælp alene med henvisning til kommunens kvalitetsstandarder. 

Hvis der er tale om en skønsmæssig afgørelse, f.eks. om et hjælpemiddel i væsentlig grad kan lette den daglige tilværelse i hjemmet, skal begrundelsen også angive de hovedhensyn, der har været bestemmende for kommunens afgørelse. Man skal ud fra begrundelsen kunne forstå, hvorfor man ikke har fået det, man har søgt om og kunne tage stilling til, om der er grund til at klage over afgørelsen.

En klagevejledning skal indeholde oplysninger om klageinstans og om fremgangsmåden ved indgivelse af klage, herunder om eventuel tidsfrist. Hvis der er lovbestemte tidsfrister for indbringelse af en sag for domstolene, skal dette også fremgå af klagevejledningen.

Når det drejer sig om behandling af sociale sager, f.eks. sager om fleksjob, boligstøtte, hjælpemidler, pensionstillæg eller hjemmepleje er der grænser for, hvor lang tid, det må tage myndighederne at behandle sagerne.

En social sag skal behandles hurtigst muligt, og kommunalbestyrelsen skal fastsætte og offentliggøre tidsfrister for sagsbehandlingen af forskellige typer af sager. Hvis disse tidsfrister ikke kan overholdes i en konkret sag, skal man have skriftlig besked om, hvornår man kan forvente en afgørelse.

Borgerne har også nogle pligter under sagsbehandlingen. Man har f.eks. pligt til at medvirke til at skaffe de relevante oplysninger til myndigheden.  Det kan man gøre ved dels selv at give oplysningerne og dels ved at give samtykke til indhentelse af oplysninger, som myndigheden ikke må hente uden borgerens samtykke. 

Man har desuden pligt til at oplyse myndighederne om ændringer, der kan have betydning for retten til sociale ydelser. Det kan f.eks. være oplysninger om, at man er flyttet sammen med en anden, eller at de økonomiske forhold er væsentligt ændrede siden ansøgningen. Den sociale myndighed, der behandler sagen, har pligt til at orientere om konsekvenserne, hvis man nægter at medvirke eller nægter at give samtykke til indhentelse af fortrolige og private oplysninger.

Indhold hentes