Offentlig sagsbehandling

Sidst redigeret den 29.06.2018

Når offentlige myndigheder behandler sager, f.eks. ansøgninger om hjemmehjælp eller en byggetilladelse, gælder der særlige regler for, hvordan sagerne skal behandles.

Når myndigheder udfører offentlige opgaver (f.eks. omsorg- og plejeopgaver), gælder der særlige regler for personalets opførsel over for borgerne.

Reglerne skal medvirke til at sikre, at myndighederne træffer korrekte afgørelser, og at offentligt personale opfører sig på en måde, så borgerne grundlæggende kan have tillid til myndighederne.

Myndighederne skal desuden overholde principper for god forvaltningsskik og almene forvaltningsretlige principper, f.eks. forbuddet mod varetagelse af private hensyn i sagsbehandlingen og princippet om, at lige sager skal behandles lige.

Manglende overholdelse af sagsbehandlingsreglerne kan betyde, at trufne afgørelser ikke er lovlige og derfor skal behandles igen.

Nogle af de vigtigste regler om sagsbehandling i den offentlige administration i forhold til private borgere omtales  her.

Forvaltningsloven
Forvaltningsloven gælder for alle dele af den offentlige forvaltning, dvs. kommunale, regionale og statslige myndigheder og indeholder regler om myndigheders pligter og dermed borgernes rettigheder, når der behandles sager i den offentlige forvaltning.

Lovens regler handler om

  • myndighedernes vejledningspligt inden for deres eget sagsområde
  • borgernes ret til at lade sig repræsentere eller have en bisidder
  • retten til aktindsigt i sin egen sag
  • retten til at blive gjort bekendt med sagens oplysninger inden afgørelsen (partshøring)
  • begrundelse og klagevejledning i sager, hvor borgerne ikke får den ydelse, der er søgt om.  

Herudover indeholder loven nogle almindelige regler om inhabilitet og om tavshedspligt for offentligt ansatte.

Loven gælder primært når myndighederne træffer eller har truffet afgørelse i sager, f.eks. tildeling af hjælp til rengøring. Dog gælder lovens regler om tavshedspligt også uden for afgørelsessager, f.eks. for personale i hjemmeplejen. En hjemmehjælper har derfor tavshedspligt i forhold til sin viden om borgernes private forhold.

Offentlige myndigheder har pligt til at hjælpe borgerne med at finde rundt i love og regler. Det betyder, at en enhver myndighed skal vejlede alle, der henvender sig til dem om de spørgsmål, de har med at gøre.

Borgerne har som udgangspunkt ret til at ret til at lade sig repræsentere af andre, f.eks. ved fuldmagt. Og borgerne har ret til at tage en bisidder med til møder med det offentlige. I flere af Ældre Sagens lokalafdelinger yder frivillige en indsats som bisiddere.

Når man har en sag i den offentlige forvaltning, har man ret til at se sin egen sag (aktindsigt), dvs. hvilke oplysninger, myndigheden har om en. Det kan f.eks. være referater af møder, breve, notater, udskrift af journaler mm. Man skal søge om aktindsigt hos den myndighed, som behandler eller har behandlet sagen.

Ansøgninger om aktindsigt skal færdigbehandles inden 7 arbejdsdage efter modtagelsen, medmindre det på grund af f.eks. sagens omfang eller kompleksitet undtagelsesvis ikke er muligt. Ved overskridelse af fristen skal myndigheden oplyse om grunden til overskridelse af fristen og om, hvornår ansøgningen kan forventes færdigbehandlet.

En myndighed har i visse tilfælde pligt til at forelægge en sags væsentlige oplysninger for borgeren og bede om kommentarer, inden myndigheden træffer sin afgørelse (partshøring). Det gælder, hvis det er en ugunstig afgørelse, f.eks. et krav om tilbagebetaling af boligstøtte, eller afslag på ansøgning om hjemmehjælp, og borgeren ikke kender oplysningerne eller deres betydning for sagen.

Hvis man har søgt om en ydelse fra det offentlige, og man ikke fuldt ud får det man har søgt om, har man krav på at få en skriftlig afgørelse med en begrundelse og klagevejledning, når man beder om det. Nogle afgørelser skal dog altid meddeles skriftligt, f.eks. tildeling af hjemmehjælp.

En begrundelse for et helt eller delvist afslag på en ansøgning skal som minimum indeholde en henvisning til de regler i loven, som afgørelsen er truffet ud fra. Man kan således ikke få afslag på en ansøgning om f.eks. hjemmehjælp alene med henvisning til kommunens kvalitetsstandarder.

Hvis der er tale om en skønsmæssig afgørelse, f.eks. om et hjælpemiddel i væsentlig grad kan lette den daglige tilværelse i hjemmet, skal begrundelsen også angive de hovedhensyn, der har været bestemmende for kommunens afgørelse. Man skal kunne forstå, hvorfor man ikke har fået det, man har søgt om, og om der er grund til at klage over afgørelsen.

Offentlighedsloven
Offentlighedsloven gælder bl.a. for statslige, regionale og kommunale myndigheder.

Loven indeholder først og fremmest generelle regler om offentlighedens ret til at se dokumenter og oplysninger i sager, der behandles hos de myndigheder mm., som loven omfatter. Ud over regler om aktindsigt indeholder loven også en regel om notatpligt, dvs. myndighedernes pligt til at skrive oplysninger om en sags faktiske grundlag eller eksterne faglige vurderinger ned, hvis de er af betydning for sagens afgørelse.

Det er som udgangspunkt ikke muligt at få aktindsigt i andre borgeres personlige sager, f.eks. journaler i socialforvaltningen, men det er efter Offentlighedsloven muligt at få indsigt i de oplysninger, som vedrører en selv i andres sager, f.eks. i en ægtefælles sag.

Retssikkerhedsloven
Retssikkerhedsloven gælder på det sociale område og indeholder supplerende regler om, hvordan sociale sager skal sagsbehandles. En social sag er f.eks. en sag om fleksjob, boligstøtte, hjælpemidler, pensionstillæg eller hjemmepleje.

Loven indeholder blandt andet regler om, at borgerne har ret til at være inddraget i sagsbehandlingen, at sociale sager skal behandles hurtigst muligt, at kommunalt fastsatte sagsbehandlingsfrister skal offentliggøres tydeligt på kommunens hjemmeside, og at sociale sager skal behandles bredt.

Da det kan være svært for borgerne at overskue den sociale lovgivning, er de sociale myndigheder forpligtet til - af sig selv - at tage stilling til, om en borger kunne være berettiget til anden eller mere hjælp, end den der er søgt om. Sagerne skal således behandles helhedsorienteret i forhold til borgernes samlede sociale situation.

Loven indeholder også regler om indhentelse af oplysninger med og uden borgernes samtykke, og der er regler om borgernes pligt til at medvirke i sagerne og pligt til at oplyse myndighederne om ændringer, der kan have betydning for retten til ydelser. Det kan f.eks. være oplysninger om, at man er flyttet sammen med en anden, eller at de økonomiske forhold er væsentligt ændrede siden ansøgningen.

Den sociale myndighed, der behandler sagen, har pligt til at orientere om konsekvenserne, hvis man nægter at medvirke eller nægter at give samtykke til indhentelse af fortrolige og private oplysninger.

Persondataloven
Loven gælder som hovedregel for al elektronisk behandling af personoplysninger, men dog i et vist omfang også for ikke-elektronisk behandling af personoplysninger.

Loven indeholder regler om, hvordan personoplysninger skal håndteres, når bl.a. offentlige myndigheder, private virksomheder, foreninger m.v. indsamler og registrerer oplysninger om borgere eller kunder.

Det kan f.eks. være, når man sender skatteoplysninger via internettet, når man køber varer over internettet og indtaster personlige oplysninger, eller når en kommune behandler en ansøgning om førtidspension.

Udgangspunktet er, at borgerne skal give et informeret samtykke til, at personoplysninger bliver behandlet, dvs. indsamlet, skrevet ned, videregivet mm.

Loven beskriver, hvornår personoplysninger alligevel må behandles, selv om borgerne ikke har givet samtykke. Der er en vid adgang for offentlige myndigheder til at behandle personoplysninger, hvis det er nødvendigt for at kunne træffe afgørelser. Men af hensyn til borgernes ret til respekt for deres privatliv skal myndigheder og organisationer altid overveje omfanget af behandlingen af personoplysningerne og ikke registrere mere, end det er nødvendigt for at nå formålet, f.eks. at træffe en kommunal afgørelse.

Persondataloven indeholder et sæt rettigheder for den, der er registreret. Disse rettigheder omfatter:

  • ret til at få at vide, at man er registreret hos en myndighed eller organisation, f.eks. at en myndighed skriver noget ned fra en telefonsamtale og gemmer det
  • ret til aktindsigt i de registrerede oplysninger
  • ret til at protestere mod, at ens personlige oplysninger bliver registreret, videregivet mm.
  • ret til at protestere mod, at oplysninger videregives med henblik på markedsføring
  • ret til at få berigtiget eller slettet urigtige oplysninger
  • ret til at klage til Datatilsynet

Læs nærmere på www.datatilsynet.dk.

God forvaltningsskik
Principperne for god forvaltningsskik er almindeligt anerkendte regler, som primært er udtrykt gennem Folketingets Ombudsmands mangeårige dialog med borgere og myndigheder. Ombudsmanden har på den måde været med til at formulere, hvordan myndighederne bør opføre sig over for borgerne.

God forvaltningsskik kan for eksempel være, at myndighederne besvarer borgernes henvendelser inden for en rimelig tid, behandler borgerne korrekt og høfligt, skriver til borgerne i et sprog, som de kan forstå og har orden i deres sager.

Indhold hentes