Forretningsorden

Forretningsorden for X-købing ældreråd

EKSEMPEL:
 
Generel kommentar: 
Ældrerådet vedtager ifølge lovens § 31 stk. 1 selv sin Forretningsorden, og der er ikke fra Socialministeriet udsendt nogen standardmodel. Det vil være naturligt, at ældrerådets Vedtægter, som skal godkendes af kommunalbestyrelsen i samarbejde med ældrerådet, er godkendt forud, så forretningsordenen kan tage hensyn til særlige punkter i Vedtægten.

Forretningsordener, der beskriver spillereglerne for ældrerådets egen virksomhed, kan udformes på mange måder og kan ændres når som helst. Efter hvert valg bør det nyvalgte ældreråd tage stilling til, om det vil anvende den hidtidige forretningsorden eller ønsker den ændret. Her er vist et eksempel, der indeholder et par ideer til overvejelse, som i praksis har vist sig hensigtsmæssige f.eks. § 8 om, at der på ældrerådets møder føres et beslutningsreferat, der underskrives af alle deltagere ved mødets afslutning.
 
Ældrerådet bør sende sin forretningsorden til kommunen til orientering, og ifølge Offentlighedsloven er der i øvrigt aktindsigt for enhver i ældrerådets forretningsorden.
 
I eksemplet nedenfor er der givet en "Kommentar" til de paragraffer, hvor det er naturligt med en uddybende forklaring.

1. § 1:
 
Ældrerådet konstituerer sig med følgende poster og med de beskrevne opgaver.

Formand
Formandens opgaver:

1. forberede, lede og opfølge Ældrerådets møder
2. koordinere Ældrerådets og eventuelle arbejdsgruppers arbejde
3. være medlem af evt. arbejdsgruppe, som følger kommunens budget- og planlægning
4. underskrive Ældrerådets korrespondance sammen med et andet medlem, jfr. § 13 
5. varetage Ældrerådets repræsentative opgaver.
6. varetage Ældrerådets kontakt til pressen

 
Næstformand
Næstformandens opgaver:

1. varetare formandens opgaver i dennes fravær
2. følge Ældrerådets arbejde særligt aktivt.

Sekretær:

1. forberede – sammen med formanden – Ældrerådets møder, herunder udformning af dagsorden med beskrivelse af problemstillingen i sagerne
2. føre kort beslutningsreferat under møderne
3. under møderne oplæse protokollen og sørge for de deltagende medlemmers underskrift
4. sørge for udsendelse af referat af møderne
5. sørge for sekretariatsmæssig kontakt til X – købing Kommune
6. sørge for arkivering af Ældrerådets sager
7. varetage administrationen af Ældrerådets lokaler

Kasserer
Kassererens opgaver:

1. udarbejde budgetforslag for Ældrerådet
2. administrere det af X – købing Kommune bevilgede rådighedsbeløb
3. udarbejde Ældrerådets regnskab til forelæggelse for Ældrerådet

Suppleanter for sekretær og kasserer varetager disses funktioner under deres fravær.

Kommentar til § 1: 
Det bemærkes særligt, at forretningsordenen indeholder en stillingsbeskrivelse for formand, næstformand, sekretær og kasserer. Når disse funktioner er beskrevet på forhånd – inden konstitueringen – ved de enkelte interesserede til posterne, om de vil påtage sig rollen i den beskrevne form, og ved også hvad de øvrige medlemmer forventer af dem.

Angående sekretærens opgaver kan ordlyden anvendes, uanset om sekretæren er et af ældrerådets medlemmer, en sekretærvant pensionist el. lign. udefra eller en embedsmand fra kommunen. Vedrørende sekretærens opgave nr. 6 bemærkes, at ældrerådet som en selvstændig, offentlig forvaltningsenhed skal opfylde kravene i lovgivningen til offentlige arkiver. Nærmere vejledning kan fås i kommunen.

§ 2:
Regnskabet revideres af X-købing Kommunes revision.
 

§ 3:
Ældrerådet arbejder efter en af Ældrerådet godkendt standarddagsorden. Medlemmerne kan få emner optaget på dagsordenen ved henvendelse til formanden eller sekretæren. Forslag afleveres så vidt muligt senest 10 dage før ordinære møders afholdelse for, at de kan nå at blive optaget på den dagsorden, der skal udsendes.
 
Kommentar til § 3 stk. 1:
Mange ældreråd har fundet det praktisk i forbindelse med anvendelse af edb at arbejde med en standarddagsorden, der til hvert møde indeholder faste kapitler f.eks. Meddelelser af generel art, Pleje- og omsorg, Trafik, Kultur, Sundhed, Budget- og planlægning, Information, Boliger og Ældrerådets økonomi.

§ 4:
Dagsorden for et ordinært møde skal være udsendt til Ældrerådets medlemmer og til X-købing Kommune senest 7 dage før mødets afholdelse.
 
Kommentar til § 4:
Der er aktindsigt i ældrerådets dagsorden for enhver, også pressen, og det vil være praktisk at sende den rutinemæssigt til nøglepersoner i kommunen, for at de kan give eventuelle nyeste informationer inden ældrerådets møde. Dagsorden kan desuden lægges ind på ældrerådets og/ eller kommunens hjemmeside og sendes til Ældre Sagens Lokalbestyrelse, pensionistforeninger m.fl. Ældrerådets medlemmer har ret til inden ældrerådets møde at drøfte dagsordenen, bortset fra eventuelle fortrolige sager, med deres bagland og andre interesserede.

§ 5:
Ældrerådet afholder normalt 1 månedligt møde, bortset fra juli måned. 
 
§ 6:
Ekstraordinære møder indkaldes – så vidt muligt – med 5 dages varsel på formandens initiativ eller hvis et flertal af Ældrerådets medlemmer fremsætter ønske derom overfor formanden med angivelse af de emner, de måtte ønske behandlet.
 
§ 7:
Alle Ældrerådets afgørelser træffes ved almindeligt stemmeflertal.
Et medlem kan ved valg af personer til hverv i Ældrerådets arbejde kræve skriftlig afstemning.
 
Kommentar til § 7 stk. 1:
Der er intet lovforbud mod at vedtage, at ved stemmelighed er formandens stemme afgørende, men mange finder, at en sådan regel ikke er demokratisk. Den er i hvert fald ikke nødvendig, da ældrerådet jo ikke kan træffe bindende beslutninger for borgerne. Hvis ældrerådet skal sende udtalelse til kommunen f.eks. i en høringssag, og der har været afstemning om udtalelsens indhold, har ethvert medlem, der kom i mindretal, ret til at få sit standpunkt sendt med til kommunen.
 

§ 8:
Over Ældrerådets møder føres en kort beslutningsprotokol, der i forbindelse med mødet oplæses af sekretæren og underskrives af alle tilstedeværende mødedeltagere fra Ældrerådet.
En kopi af protokollen tilsendes alle Ældrerådets medlemmer og suppleanter, medlemmer som er på orlov, øvrige medlemmer af Ældrerådets arbejdsgrupper samt X – købing Kommune senest 7 dage efter mødet. Til medlemmer af arbejdsgrupper, som ikke er medlemmer af Ældrerådet, udsendes bilag dog kun efter anmodning.
 
Kommentar til § 8 stk. 1:
Når et beslutningsreferat underskrives af de deltagende medlemmer ved mødets slutning, svarer det til de regler, der gælder for møder i kommunalbestyrelsen og dens udvalg. Fordelen for ældrerådets formand og sekretær er, at de umiddelbart efter mødet har et formelt godkendt arbejdsgrundlag at ekspedere sagerne ud fra, fremfor at skulle vente til godkendelse af referat på næste ældrerådsmøde om en måneds tid.