Ældrerådets dagorden og referat
EKSEMPEL FOR X – KØBING ÆLDRERÅD
Dette eksempel på en dagsorden lægger op til, at referatet, ligesom fra møderne i kommunalbestyrelsen og dens udvalg alene er et beslutningsreferat og skal derfor sammenholdes med Ældre Sagens eksempel på forretningsorden for X købing Ældreråd.
Da ældrerådet er omfattet af lov om offentlighed i forvaltningen (Offentlighedsloven), er der aktindsigt i dagsordener og referater for enhver (kommune, presse, ældreorganisationer, enkeltborgere m.fl). Det vil derfor være naturligt at ældrerådet af sig selv sender dagsorden og referat til f.eks. kommunen, ældreorganisationerne herunder Ældre Sagens Lokalkomite eller Koordinationsudvalg og eventuelt pressen.
Mange procedureregler fra kommunalbestyrelsens dagsordenarbejde vil i øvrigt kunne overføres til ældrerådet, som jo også er en offentlig forvaltningsmyndighed. Konkret vejledning vil ofte kunne hentes hos medarbejdere i kommunen, som har god erfaring med dagsorden- og protokolarbejde.
.
FORMÅL MED EN DAGSORDEN er bl.a.
At medlemmerne kan forberede sig hjemmefra
At formands og sekretærs tilrettelæggelse af mødet er hensigtsmæssig
At mødets afvikling lettes for formand, medlemmer og sekretær
At medlemmerne får en a jourført oversigt over "hvad der rører sig"
At protokollater gøres enkle og entydige
NOGLE PRAKTISKE VÆRKTØJER til at hjælpe formålene på vej
Dagsordenens tekst angiver anledningen til, at sagen er på dagsordenen (høring, nyt initiativ, orientering osv)
Bilag nummereres svarende til sagens nummer på dagsordenen og med angivelse af mødedato. Derved lettes også arkiveringen.
Forslag til sagens løsning enten fra formanden, fra en af Ældrerådets arbejdsgrupper eller fra et af medlem af Ældrerådet skrives på dagsorden med kursiv. Hvis ÆR skal afgive en høringsudtalelse el.lign. udarbejder arbejdsgruppen eller formanden forslag til en skrivelse. Udkastet udsendes sammen med dagsorden og kan lettere justeres under mødet, når medlemmerne har kunnet forberede sig.
Ved referater af eksterne møder foreslås disse til efterretning eller at udløse en eller anden aktivitet fra ÆR
Alle arbejdsgrupper nævnes på dagsorden for hvert møde for at alle ÆR.s medlemmer kan holdes a jour med aktiviteter – eller mangel på samme
Dagsorden og referater kan udsendes pr. e- mail til ÆR.s medlemmer. Bilag kan indscannes, hvor det er praktisk
Efter mødet udsendes REFERAT i stedet for DAGSORDEN og med sekretærens håndskrevne noter (oplæst ved hvert punkt) fra mødet, nu renskrevne ved hvert enkelt punkt. Hvis Ældrerådet har adgang til en bærbar PC, kan protokollaterne færdigskrives under mødet punkt for punkt.
Når referatet underskrives af alle mødedeltagerne ved mødets slutning, har formanden og sekretæren et entydigt grundlag at ekspedere sagerne på, uden at skulle vente til næste møde -ofte om en måned – for at få referatet godkendt.
Standard-Dagsorden for X- købing Ældreråd.
Mødedato: Tidspunkt: Mødested:
Fraværende:
Godkendelse af dagsorden:
Beslutning : Godkendt med ekstrapunkter 2d, 7 c ….
2. Budget- og planlægning:
2a
2b
2c Evt. yderligere oplysninger fra Boliggruppen
Bolig:
3a
3b
3c Evt. yderligere oplysninger fra Budget- og plangruppen
Kultur:
4a
4b Evt. yderligere oplysninger fra Kulturgruppen
Pleje- og omsorg:
5a
5b
5c Evt. yderligere oplysninger fra Pleje- og omsorgsgruppen
Sundhed:
6a
6b Evt. yderligere oplysninger fra Sundhedsgruppen
7. Trafik:
7a
7b Evt. yderligere oplysninger fra Trafikgruppen
8. Information:
8a
8b Evt. yderligere oplysninger fra Informationsgruppen
9. Ældrerådets Økonomi :
10. Generelt:
10a
10b
11. Eventuelt:
12. Hvilke emner sendes til pressen?
Mødet afsluttet:
Næste ordinære møde:
Godkendelse:
Underskrifter af alle tilstedeværende medlemmer
Dato: Renskriftens rigtighed attesteres
Sekretær
Denne model til dagsorden og referat kan f. eks. afprøves over et halvt års tid, og Ældrerådet kan derefter vurdere, om den skal bruges fremover.
